30/09/2016
Titre du poste secrétaire de direction
Domaine automobile et réparation, dépannage routier
Spécialité management et gestion du bureau
Date de publication 30 septembre 2016
Limite de réception de dossier 15 0ctobre 2016
Compagnie veritab services
Pays Haïti
Ville Port-au-Prince
Zone debussy,turgeau
Durée 3 mois avec renouvellement de contrat
Fonction
Sous la responsabilité du directeur adjoint, la Secrétaire-Réceptionniste s’assure du bon fonctionnement du secrétariat et de la réception de bureau veritab services en Haïti, projet de dépannage routier, et d’autres activités de l’entreprise
Responsabilités Principales :
Il/elle :
• accueille les visiteurs, dirige les appels, prend et transmet des messages et répond aux différentes demandes d’information pour l’ensemble des activités du projet;
• participe à des efforts de sécurité en gérant l'entrée des clients externes et des visiteurs ;
• achemine les appels et les courriers aux personnes concernées;
• enregistre les courriers reçus dans le fichier conçu à cet effet;
• propose différents éléments pour améliorer le fonctionnement du secrétariat et de la
réception du bureau de veritab services;
• améliore les outils existants du secrétariat et de la réception;
• effectue les entrées des données (sur ordinateur) des présences et absences des Agents d’Entretien;
• rédige les lettres et mémos;
• effectue la saisie de données selon les besoins de l’Administration;
• rédige le procès-verbal des réunions de staff;
• participe à l’organisation des différentes planifications des nouveaux services
• assiste dans la gestion des bons des commandes, dans le suivi des factures et la préparation des requêtes de paiement ;
• s’informe de l’état de sécurité et partage des alertes et des procédures avec le personnel désigné ;
• assiste dans la gestion des profils des activités, dans la coordination de la réservation de salles, et dans l’organisation de la salle de conférence pour les réunions ;
• fournit un soutien logistique lors de déplacements
• fournit un support aux employés de veritab services en coordonnant les rendez-vous, en préparant/acheminant les matériels, en traduisant et en formatant les correspondances, les documents techniques, les rapports, et les présentations ;
• accomplit toutes autres tâches telles assignée
Qualifications requises
Détenteur (trice) d’un diplôme en secrétariat Bilingue, en sciences administratives ou sciences de la gestion;
Minimum 2 années d’expérience dans une position similaire;
Grande capacité de travailler en équipe; sens de l’organisation et de l’initiative;
Parler couramment et écrire correctement le français et le créole.
Bonne connaissance de l’Anglais et/ou de l’Espagnol
Excellentes habiletés interpersonnelles (courtoisie, respect, avoir le sourire dans la voix, enthousiasme, discrétion, grande capacité d’élocution)
Bonne capacité d’utilisation des logiciels courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et de l’internet
Dossier de candidature doit avoir
Curriculum vitae, copies de certificats et diplômes ainsi qu’une lettre de motivation
envoyer votre dossier a [email protected]
