15/03/2023
** L’hôtel de Puunui recrute un.e Assistant.e Administration Maîtrise d’Ouvrage dans le cadre de son projet de rénovation et extension **
L’Assistant.e Administrati.f.ve Maîtrise d’Ouvrage (AAMOA) assure des missions variées en fonction des besoins du maître d’ouvrage. Il/elle doit être capable d’intervenir sur tous les aspects administratifs et logistiques des projets et dispose d’une bonne compréhension des notions d’urbanisme, techniques, budgétaires et de coordination globale.
Missions principales :
Fournir une assistance administrative dans tous les projets et travaux en cours :
Assurer la prise de notes et la rédaction de compte rendus des réunions
Analyser les documents techniques constituant une aide à la décision pour le maître d’ouvrage (rapports, plans, diagnostics etc.)
Assister dans l’identification des besoins de travaux, établir les propositions de programme comprenant des estimations détaillées des coûts des travaux
Mettre en place les outils d’analyse des devis et assurer leur suivi
Etablir des fiches de synthèse précises des projets et travaux en cours
Fournir une assistance dans le montage du financement
Aide à la constitution des dossiers de financement
Aide administrative à l’élaboration du projet de plan de financement
Assistance dans le suivi du respect des estimations, de l’investissement et l’enveloppe budgétaire
Mise en place des tableaux et outils de contrôle financier et comptable
Fournir une assistance dans le suivi des travaux :
Suivi administratif de l’avancement des travaux en cours et de la bonne conformité des travaux réalisés
Suivi des négociations et communications en lien avec le programme des travaux
Missions administratives complémentaires suivant les besoins de la maîtrise d’ouvrage
Assurer l’accueil physique et téléphonique des fournisseurs et partenaires du projet
Assurer la bonne communication des informations entre les diverses parties
Organiser la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications liées à la maîtrise d’ouvrage
Traitement des courriers, mails, dossiers, documents (enregistrement, traitement, reproduction, diffusion, tri, classement numérique)
Organisation des réunions, visites tant sur le plan administratif que logistique et rédaction de PV et comptes-rendus de réunions
Mettre en place un système de classement des dossiers efficace et une gestion consciencieuse des documents
Compétences :
Maîtrise bureautique (Microsoft Pack Office, Applications digitales, Google Drive)
Outil de communication digital (Teams, Asana)
Gestion de service d’entreprise et management de projet
Savoir-être
Excellent sens de l’organisation
Gestion des impératifs, respect des délais
Sens de l’analyse
Réactivité, initiative
Sens du détail et de la précision
Facilité de communication à l’écrit et à l’oral
Très grande discrétion professionnelle
Disponibilité :
Poste à Temps Plein
Horaires modulables
Jours Ouvrés
Week-end ponctuellement
Présence physique
Lieu d’exercice : bureaux de l’administration - Hôtel de Puunui à Toahotu ,ou Arue PK 4,6 route de l’eau royale
Contact : [email protected]
